О ключевых моментах, на которые следует обратить внимание организатору мероприятия.
Рассказывает Ирина Прокофьева, операционный менеджер Программы ЕС и Восточного Партнерства «Культура и Креативность».
Когда я готовила свое первое событие, мне рассказали о забавном правиле «Утиного лица» (The Duck Face Rule). Это значит, что внешне вы должны быть спокойным и умиротворенным. На самом же деле вы активно гребете лапками под водой, чтобы удержаться на плаву, но никто не должен об этом узнать. До сих пор я считаю это самым ценным правилом.
Организация мероприятия – непростая задача, но я могу выделить 10 ключевых моментов, на которые следует обратить внимание, чтобы все прошло успешно.
1. Определите цели и формат.
Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить критично. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? От ответа будет зависеть формат мероприятия: концепция, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еда и звук.
Постарайтесь не зацикливаться на традиционных форматах. Обратите внимание на «(не)конференции», формат «печа-куча», TED-формат, тематические завтраки, онлайн-события, мероприятия на открытом воздухе. Главное, чтобы формат способствовал достижению цели мероприятия.
2. Уделите внимание планированию.
В плане продумайте логистику, контент и продвижение мероприятия. Создайте документ, доступный всей команде, в котором каждый сможет видеть задачи друг друга и общую картину. Сначала подготовьте список главных задач, а потом максимально детализируйте в виде конкретных шагов, которые необходимо сделать. Важно указать в плане время, необходимое для выполнения задачи. Часто его недооценивают, и подготовка идет медленнее, чем вы ожидаете.
Для планирования можно использовать шаблоны Google, программы, например, Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek. Не подведет и обычный документ Excel.
3. Составьте бюджет с учетом непредвиденных ситуаций.
Посмотрите на список своих задач и отразите их в бюджете. Также стоит подумать о резерве на случай непредвиденных ситуаций. Например, в моей практике был случай, когда в день проведения мероприятия под открытым небом внезапно пошел дождь. Пришлось срочно менять локацию и транспортировать всю технику и мебель. Такие ситуации лучше продумать заранее и подготовиться к ним финансово.
Как вариант можно использовать такой шаблон бюджета, а можно адаптировать его или придумать свой.
4. Дьявол в деталях.
Если хотите приятно удивить своих гостей, продумайте все до мелочей: как проходит регистрация, кто и в каком виде встречает участников, какая играет музыка, есть ли у вас интересный фотоугол, как оформлены ваши презентации и одета команда, чем заполнены перерывы.
Например, во время регистрации можно предоставить участникам возможность посетить короткий мастер-класс, поиграть в игры или посмотреть информативные видео.
Постарайтесь удивить людей и создать wow-эффект, превысьте их ожидания в самых обыденных вещах. Именно это создает атмосферу мероприятия.
5. Проверяйте локацию и продумайте план «Б».
Всегда проверяйте локацию лично еще на этапе ее выбора. В самый неожиданный момент может выясниться, что в зале плохо работает кондиционер, нет туалета для людей с особыми потребностями или ширина дверного проема не позволяет занести внутрь технику. Поэтому тестируйте такие моменты заранее.
Однажды я проводила конференцию на 50 участников, и через час после начала владелец помещения попросил нас удалиться без объяснения причин. В итоге, мы провели часовой тренинг с участниками в парке неподалеку, пока не нашли нового помещения. Кажется, что с вами такой ситуации не случится, но лучше всегда иметь план «Б».
6. Распределяйте зоны ответственности.
Очень важно распределить задачи между членами команды не только на этапе подготовки, но и во время проведения мероприятия. Распределите ответственность людей по зонам. Например, кто-то отвечает за зону регистрации, кто-то за встречу спикеров, кто-то за технику, кто-то за кейтеринг, кто-то за взаимодействие с медиа и т.д. У каждого должна быть своя зона, которую нужно контролировать все время мероприятия.
Раздайте всей команде документ с распределением обязанностей, чтобы каждый знал, к кому с каким вопросом обращаться.
7. Расскажите о мероприятии своей аудитории.
Не стоит недооценивать время, необходимое для успешного продвижения мероприятия. Тип события, его целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет определят ваш маркетинговый подход. Выбирая информационных партнеров, сосредоточьтесь на тех, кто общается именно с вашей аудиторией. Лучше иметь немного партнеров, но целевых, чем рассказать о событии абсолютно всем.
Также важно создать одно ключевое сообщение, которое будет транслироваться по всем каналам. Убедитесь, что оно лаконично и точно передает идею мероприятия вашей аудитории.
8. Уделите внимание сервису.
Позаботьтесь о том, чтобы ваша команда следовала правилу «Утиного лица». Будьте приветливы со всеми участниками, спикерами и партнерами. Старайтесь разрешить их проблему или вопрос и удовлетворить ожидания, даже если вы чувствуете усталость и у вас все идет не по плану. В конечном счете, люди запомнят именно то, как к ним относились и какую атмосферу создали, а не что рассказывал спикер со сцены.
9. Сделайте финальную проверку за сутки до мероприятия.
Убедитесь, что вы сообщили участникам, как добраться до локации, пригласили всех важных гостей, подготовили печатные материалы, аудио- и видеоконтент. Проверьте, все ли верно понимают свои задачи и зоны ответственности, готово ли помещение. Для этого составьте чек-лист, например, такой.
Аналогичные чек-листы можно составить и для проверки готовности в день мероприятия: все ли на своих местах, все ли работает, все ли идет по графику.
Обязательно распечатайте программу мероприятия, пускай она будет у всех членов команды и волонтеров. Также сообщите всем основные контактные номера для связи друг с другом или на случай экстренных ситуаций.
10. Попросите обратную связь.
Скорее всего, после мероприятия вы будете уставшими и довольными, но вам будет сложно объективно оценить, как все прошло. Поэтому попросите участников заполнить распечатанные оценочные листы в конце события или онлайн-форму по возвращении домой. Пускай они оценят разные аспекты: логистику, спикеров, место проведения и работу организаторов. Эта информация поможет избежать ошибок в будущем и улучшить качество ваших событий. Если есть возможность, соберите отзывы посредством социальных сетей или запишите видеоотзывы в конце мероприятия. Это пригодится, если ваше событие будет организовано снова.
Какое бы мероприятие вы ни организовывали, будьте настроены оптимистично и не бойтесь неожиданностей, и тогда ваше событие пройдет успешно!
—
Ирина Прокофьева, операционный менеджер Программы ЕС и Восточного Партнерства «Культура и Креативность», сертифицированный проектный менеджер (IPMA, level C), соавтор проекта Start2Go. Работала на глобальном и национальном уровнях международной организации AIESEC. Есть опыт проведения мероприятий самого разного формата: от однодневных тренингов до международных конференций и фестивалей.
Источник: Культура и креативность
