О том, как правильно оформить ваши пресс- и пост-релизы, что в них написать и когда сделать рассылку.
Обязательные элементы пресс- и пост-релизов. Оформление
Расхожее выражение «у вас не будет второго шанса произвести первое впечатление» абсолютно справедливо в отношении пресс- и пост-релизов. Они — универсальная визитная карточка. Важнейшие инструменты не только информирования, но и установления эффективных коммуникаций. Качественные пресс- и пост-релизы — залог успеха в продвижении и популяризации деятельности вашей организации. Но как сделать так, чтобы именно ваш релиз не потерялся в огромном потоке информации? Для этого нужно соблюдать правила и законы написания и оформления релизов.
Существует принцип «шести секунд». Это когда, впервые взглянув на информацию, опытный журналист или редактор понимает, будет ли он работать с ней дальше или отправит «в корзину». На принятие судьбоносного решения, как правило, в среднем тратится 6 секунд.
Идеальный объем релиза — одна страница формата А4, 14-м шрифтом. Релизы на двух страницах и более имеют гораздо меньше шансов быть прочитанными до конца, чем релиз на одной странице. И тому есть веские причины. В редакции, где жизнь кипит, как в пчелином улье, а решения о публикациях принимаются очень оперативно, гораздо удобнее иметь всю полезную информацию перед глазами сразу. То есть на одном листе.
Хорошие пресс-релизы имеют четкую структуру и обязательные элементы оформления. Во-первых, они должны располагаться на бланке организации. Если существует цветной логотип акции или программы, о которой идет речь в релизе, то его также хорошо разместить в верхней части.
Обязательно укажите дату написания релиза (как правило, в правом верхнем углу). Это важно, поскольку, если вы анонсируете в нем событие, которое состоится, например, 01 июня, в День защиты детей, а релиз написали в начале мая, то для внимательного читателя это косвенное свидетельство серьезности подготовки предстоящей акции и вашего отношения к информированию о ней.
Кроме того, в финальной части релиза обязательно должны быть указаны подробные контакты организаторов (телефоны, электронная почта, адреса сайтов, страничек в социальных сетях и т. д.) и конкретного сотрудника, который может дать подробную дополнительную информацию по теме.
Если вход на ваше мероприятие свободный, то это нужно указать. Если необходима аккредитация, то об этом тоже нужно написать и четко проинформировать о том, до которого дня и часа вы можете аккредитовать журналистов, каким способом (по телефону, по электронной почте) и какие документы необходимы для этого (паспорт, журналистское удостоверение, письмо главного редактора и т. д.)
Обязательными элементами пресс-релиза являются ответы на вопросы: Что? Где? Когда? Причем эту информацию необходимо располагать в самом начале, сразу под «шапкой» и логотипом, выделять жирным шрифтом и форматированием по центру.
Дата, точное название акции, время ее начала и место проведения должны сразу бросаться в глаза.
Необходимо также указать ключевых участников (гостей) вашего события с официальными должностями, полными именами, фамилиями (при необходимости — отчествами). Причем имена, фамилии, отчества желательно также выделить жирным шрифтом. Журналист, редактор должны сразу видеть, у кого из интересных спикеров он сможет взять интервью.
Пост-релиз создается по тем же основным правилам, что и пресс-релиз. Правда, уже не нужно указывать время начала мероприятия, точный адрес места, где оно проходит, а также правила аккредитации. Но в пост-релизе по-прежнему должны присутствовать контакты человека, который может ответить на вопросы журналистов и дать дополнительную информацию по итогам прошедшего мероприятия.
Содержательная часть пресс- и пост-релизов, рассылка
Содержательная часть релиза должна максимально точно и подробно описывать то, что будет происходить во время вашей акции. Причем общие слова типа «повышение эффективности проводимых мероприятий» или «обеспечение устойчивого развития путем проведения тренингов» не дают представления о том, что же именно вы собираетесь делать. Эти слова можно использовать в отчетах, заявках на гранты, переписке с чиновниками, но не в пресс-релизе. Пресс-релиз должен «заманить» журналистов и потенциальных гостей на ваше событие. А значит, как говорил Станиславский, необходимо нарисовать яркий и привлекательный «зрительный образ». Журналист и оператор, который приедет снимать вашу акцию, должен заранее «увидеть» картинку, которую он покажет зрителю, читателю, слушателю. Эту «картинку» необходимо нарисовать словами. Описав конкретные, «вкусные» детали вашего события.
Пишите релизы проще. Не примитивнее, а именно проще. Ищите точные, понятные слова. Не злоупотребляйте причастными и деепричастными оборотами, сложносочиненными и сложноподчиненными конструкциями. Старайтесь придерживаться принципа: «Одна мысль = одно предложение».
Не перегружайте релиз лишними деталями. Например, подробной информацией о деятельности вашей организации за все годы ее существования. Для этого есть раздел «Справочная информация». Это 6–8 строк 12-м или 10-м шрифтом, где изложены самые важные факты об организации и проекте и дана ссылка на официальный сайт. Этот раздел публикуется в самом конце. После всей контактной информации и правил аккредитации. Допустимо располагать справочную информацию и на отдельной странице, как своеобразное приложение/дополнение к пресс-релизу.
Кроме того, релиз очень украсят цитаты людей, которые будут участвовать в предстоящем событии. Это придаст ему весомости и достоверности. И если, например, ваш фестиваль, конференцию, акцию поддерживают различные партнеры, то включение в релиз их цитат поможет дополнительному продвижению и созданию благоприятного имиджа людей и организаций, которые вам помогают. Не забывайте об этой важной роли и функции цитат.
Цитаты не должны быть слишком длинными, скучными и общими. Они не должны повторять текст вашего релиза. Они должны быть яркими, запоминающимися, точно отражающими отношение спикера к событию, о котором идет речь.
Важно! Пресс- и пост-релиз не должны полностью дублировать друг друга, хотя основы текста могут быть одинаковыми. Но если, например, в пресс-релизе вы использовали цитаты одного участника, то в пост-релиз можно включить цитату другого: впечатления о состоявшемся событии. Если это был сбор денежных или иных ресурсов, то в пост-релизе ОБЯЗАТЕЛЬНО должна быть информация о количестве собранного.
Пост-релиз желательно сопроводить качественными фотографиями с указанием их автора и разрешением использовать в публикациях. Телевизионные журналисты часто просят поделиться дополнительным видеоматериалом, так что очень хорошо, если на ваших мероприятиях есть не только фотограф, но и оператор.
Пресс-релизы рассылают по базе данных СМИ, которая должна быть у каждого уважающего себя фонда.
- Первая рассылка: за месяц дня до мероприятия.
- Повторная рассылка: за 2 недели.
- Третья рассылка: за 3–5 дней.
- Последняя — утром за сутки до события.
Между рассылками желательно лично обзвонить всех журналистов и редакторов и уточнить: придут/не придут, если придут, то (желательно) имя корреспондента (имена всех членов съемочной группы, если это телеканал). Не бойтесь быть «навязчивыми». Ваши звонки и беспокойство о судьбе релиза — важный сигнал для сотрудников СМИ, что вам небезразлична судьба мероприятия, которое вы готовите. И даже если в этот раз никто из редакции не пришел, вас запомнят. Придут в следующий раз.
А вот в рассылке пост-релиза крайне важна оперативность. Он рассылается в течение суток (максимум) после окончания вашей акции. Позже — уже неактуально. И СМИ вряд ли опубликуют ваш пост-релиз.
Поэтому «рыбу» (шаблон) пост-релиза желательно подготовить еще до события. Сразу после его окончания необходимо внести актуальную информацию и разослать вместе с фотографиями в те СМИ и организации, которым вы рассылали пресс-релизы. Даже если далеко не все журналисты смогли прийти к вам. Желательно сопроводить рассылку коротким индивидуальным обращением к журналисту. Например (шаблон): «Уважаемый Иван! Во вложении — основные итоги акции. Будем признательны за публикацию. С радостью будем ждать Вас на наших следующих встречах (дискуссиях, концертах, фестивалях)».
Источник: Филантроп
